Wat je moet weten over zakelijk chatten

Wanneer je gewend bent om face-to-face te communiceren is het even wennen wanneer je dat ineens online moet doen. Online communiceren is een sterk afgeslankte vorm van live contact. Wanneer je je daarvan niet bewust bent kan de overstap van live naar online contact ineens leiden tot allerlei misverstanden en irritaties. Best actueel in het huidige Corona tijdperk. Wij delen onze ervaringen vanuit ons virtuele kantoor. Dit is wat je moet weten over zakelijk chatten.

Praten is dik, chatten is slank

Praten is de dikke versie van contact. Chatten is de sterk afgeslankte versie daarvan. We kennen inmiddels de theorie wel van verbaal communiceren ten opzichte van non verbaal communiceren. Non-verbale communicatie is verreweg de grootst bepalende factor in het overbrengen van een boodschap. Je ziet de ander, met de uitdrukkingen op zijn/haar gezicht. Je hoort de intonatie van de stem. Je kunt uit het volume en de gebaren opmaken wat de context is van de boodschap en hoe je die moet interpreteren. Dat alles mist bij het chatten. Er is geen intonatie, geen gebaren, gezichtsuitdrukkingen en volume. Je kunt enkel afgaan op de woorden die je voor je ziet in je scherm.

Chatten is geen Praten

Chatten is geen praten. Dat hebben wij vrij snel geleerd. Praten is in gesprek zijn met behulp van je stem. Dat kun je live doen; dus face-to-face, en middels video. Chatten is communiceren met behulp van het geschreven woord; door te typen dus. Dat is communiceren op een geheel andere manier en met een geheel ander medium. Dat kun je dus niet zomaar vanuit je paradigma van live contact op dezelfde manier voortzetten. Die bewustwording is nogal belangrijk.

Emoticons zijn er niet voor de LOL

Chatten is dus het verbale contact waarbij je in essentie alle non-verbale aspecten niet langer tot je beschikking hebt. Maar, gelukkig is daar aan gewerkt. Emoticons gebruikte ik vroeger enkel voor de lol, om woorden uit te beelden met een icoontje of een lachend gezichtje te sturen in plaats van het saaie ‘hahaha’. Met andere woorden; ik zag emoticons als luxe, niet als noodzaak.
Sinds ik zakelijk veel ben gaan chatten in ons virtuele kantoor is dat wel veranderd.

Emoticons zijn er niet voor de LOL maar zijn een manier om chatten weer wat ‘dikker’ te maken. Met behulp van emoticons kun je bijvoorbeeld een gezichtsuitdrukking meegeven aan je boodschap. Of de intonatie verhelderen, waardoor je dat niet overlaat aan de interpretatie van een ander. Dat is waardevol want de zender is verantwoordelijk voor het overbrengen van een boodschap.

Empatisch chatten

Waar je in live contact soms aan één woord genoeg hebt is het raadzaam om in chatcontact meer woorden te geven aan je boodschap. Zo ben je misverstanden voor en zet je je boodschap in de juiste context. Dit kan voelen als overkill, maar je bespaart jezelf (en de ander) in werkelijkheid tijd om later van alles uit te moeten leggen met nóg meer woorden. Denk aan empatisch luisteren. Dat is luisteren waarbij je je in feite zó opstelt dat je (bijna) vanuit de belevingswereld van de ander zijn verhaal kunt interpreteren. Je springt dus niet in de modus van: “Oh ja, dat had ik laatst precies zo”, waarbij je jouw ervaring op gelijke voet zet met de unieke ervaring van een ander.
Empatisch chatten is chatten waarbij je jezelf even verplaatst in de belevingswereld van de ander en zó je boodschap overbrengt.

Chatten heeft een grens

Chatten is waardevol en kan een hoop tijd besparen. Zo kan iedereen efficiënter werken en door zijn to-do lijstjes heen knallen. Mits het verstandig wordt benut, is de voorwaarde daarbij. Hopelijk helpt onze ervaring jou hierin je weg te vinden. 

Tegelijkertijd is het nuttig je te beseffen dat chatten een grens heeft. Dat ken je vast wel vanuit de e-mail context. Wanneer zaken onduidelijk zijn of zelfs tot irritaties en conflicten leiden, kun je beter even de telefoon (of Zoom) gebruiken dan ellenlange monologen te  typen die (juist dan) tot nóg meer onduidelijkheid en irritaties kunnen leiden. Dát is wat je moet weten over zakelijk chatten.

Zo vermijd je 😔 en is online werken voornamelijk heel 😊

Geschreven door Dereck Breuning
Kees evangeliseert proposities. Hij studeerde marketing en theologie.