Het werken met data, hybride werken, wet- en regelgeving, het zijn ontwikkelingen die eisen stellen aan de manier waarop je je werkplek inricht. Governance en compliance horen onmiskenbaar bij de digitale werkplek.
Data governance
Geen organisatie kan meer zonder data voor het nemen van beslissingen. Die data komen uit meer bronnen dan ooit. Het samenvoegen en verwerken van data uit al die bronnen kan een uitdaging vormen voor de kwaliteit van de data. Het is dan ook van groot belang dat je organisatie over betrouwbare data beschikt.
Met data governance leg je met behulp van afspraken en standaarden vast hoe je organisatie met data omgaat. Het belangrijkste doel is de consistentie, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van je data te garanderen en zo te zorgen dat data de werkprocessen in je organisatie optimaal ondersteunen. Bij data governance gaat het niet alleen om de technische kant van het opslaan van data, maar ook aan het voldoen aan wetten, regels en procedures. En het zijn de wensen die de data gebruiken en interpreteren.
Als je je data goed onderhoudt, voorkom je dat ze kwalitatief minder goed worden. Als je voldoet aan de nieuwste wet- en regelgeving, voorkom je geldboetes en reputatieschade. Goede toepassing van data governance zorgt dat je tijd en kosten bespaart. En het levert gewoonweg betere informatie op voor je organisatie waardoor de data meer waarde bieden.
Data governance bereik je door eerst een goede datastrategie op te stellen: hoe worden data opgeslagen en beschermd? Hoe worden data gebruikt binnen je organisatie? Welke standaarden en procedures gelden daarvoor? En hoe controleer je dat alles met behulp van audits? Het kan een goed idee zijn een of meer teams samen te stellen voor de omgang met data.
Werkplek-governance
Als er één ontwikkeling is die onze manier van werken de afgelopen jaren heeft veranderd, is het wel dat we het normaal zijn gaan vinden dat we overal vandaan kunnen werken. Zowel werkgevers als werknemers zijn eraan gewend geraakt en zijn er positief over. Werken op afstand maakt mensen gemiddeld productiever en zorgt voor een betere werkprivébalans. Dat niet iedereen meer dagelijks van 9 tot 5 op een vaste werkplek zit, stelt ook eisen aan de ICT van organisaties. Medewerkers moeten zonder te veel moeite snel én veilig overal vandaan kunnen werken. Het is belangrijk om die balans tussen gebruiksgemak en security te bewaken.
Hybride werken moet ook de manier van werken zoals je die binnen de organisatie gewend bent niet te veel aantasten. Sommige organisaties of teams werken sterk projectmatig, bij sommige organisaties is samenwerking met mensen van buitenaf essentieel. Dit zijn allemaal zaken om rekening mee te houden bij de inrichting van je digitale werkplek.
Naleving van wet- en regelgeving
Updates van applicaties worden niet voor niets uitgebracht. Ze maken de software veiliger en voegen vaak nieuwe features toe. Toch is het verstandig om wijzigingen in de software vooraf te testen voordat je een update uitvoert. Vooral bij cloudapplicaties geldt dat het lastig is om terug te gaan naar de oude situatie wanneer een update die voor problemen zorgt eenmaal draait. Vaak kun je een update uitstellen, maar veel leveranciers verplichten je uiteindelijk om een update te draaien om te voorkomen dat je achterop raakt. Je kunt dan maar beter de update goed hebben getest. Dit is gelukkig in grote mate te automatiseren.
We noemden het al in de paragraaf Data governance: bij de grote hoeveelheden data die we verwerken, speelt de bescherming van de gegevens een steeds grotere rol. De AVG/GDPR die sinds een paar jaar van kracht is, heeft flinke gevolgen. Onder de AVG moeten organisaties zorgen dat de (klant)gegevens goed worden beschermd. Volgens de Wet Meldplicht Datalekken moeten organisaties die te maken hebben gekregen met een datalek dat binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In sommige gevallen moet een organisatie ook de betrokkenen bij een datalek op de hoogte brengen.
Het niet naleven van deze en andere wetgeving kan een organisatie op een flinke boete komen te staan.
Provolve IT Evolved Workspace
Omdat governance en compliance van de digitale werkplek essentieel zijn voor IT-succes, hebben we dit onderwerp een prominente rol gegeven in ons unieke werkplekconcept: de Evolved Workspace. Dit is een innovatieve oplossing waarin we de Modern Workplace van Microsoft (Windows 10 en Microsoft365) integreren met je overige (online) applicaties, binnen één helder en overzichtelijk portaal. Het beheer, de packaging en deployment zijn volledig in handen van Provolve IT. Zo kun jij je dus richten op de kernactiviteiten van jouw organisatie. Meer weten? Lees hier alles over de Provolve IT Evolved Workspace.